Die Gehaltsabrechnung: Eine Erklärung
Die meisten Arbeitnehmer bekommen einmal im Monat Post vom Chef bzw. von der Personalabteilung. Kein Grund zur Sorge – wenn der Brief zum üblichen Termin kommt, wird es keine Kündigung sein, sondern die monatliche Gehaltsabrechnung. Stimmt der Überweisungsbetrag, bleibt der Zahlenfriedhof ungelesen. Dabei ist zumindest gelegentlich ein genauerer Blick wichtig.
Sie bekommen keine Post?
Arbeitgeber müssen grundsätzlich gemäß der Gewerbeordnung (GewO) und der ergänzenden Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) eine Gehaltsabrechnung erstellen. Aber vielleicht ist Ihr Arbeitgeber fortschrittlich in Sachen Nachhaltigkeit und agiert zudem kostenbewusst. Es ist nämlich erlaubt, die Entgeltabrechnung in Textform – also digital – bereitzustellen. Voraussetzung ist, dass jeder Arbeitnehmer auf seine Abrechnung zugreifen kann (zum Beispiel über ein Intranet-Portal oder durch Versand per E-Mail an die dienstliche Adresse) und dass der Datenschutz gewährleistet ist. Eine E-Mail an eine private Adresse ist keine gut Idee, denn E-Mails sind etwa so sicher wie Postkarten. Selbst innerhalb eines geschlossenen Firmennetzes sollte die E-Mail mit der Gehaltsabrechnung besonders geschützt sein. Sonst führen Stellvertreter-Berechtigungen dazu, dass Ihr Vertreter auch Ihr Gehalt einsehen kann.
Sowohl für die digitale Abrechnung als auch für den Gehaltszettel auf Papier gilt: Der Versand ist nur verpflichtend, wenn es gegenüber dem Vormonat Änderungen gibt. Die meisten Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitenden trotzdem eine monatliche Abrechnung zur Verfügung, weil darauf zum Beispiel auch auflaufende Jahressummen ausgewiesen sind.
Die elektronische Lohnsteuerkarte
Im Kopfteil der Entgeltabrechnung finden Sie die Arbeitnehmer-Stammdaten. Dazu gehören Name, Anschrift und Geburtsdatum, Eintrittsdatum in das Unternehmen und gegebenenfalls das Ende der Beschäftigung sowie der Abrechnungszeitraum. Die wichtigsten Punkte sind die Informationen zur Berechnung der Sozialabgaben und der Steuern. Für die Steuerpflicht entscheidend sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Sie ersetzen seit 2013 die Lohnsteuerkarte. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) speichert insbesondere Ihre Steuerklasse (bei Eheleuten mit Steuerklasse IV/IV gegebenenfalls einen Faktor), Informationen zur Kirchensteuerpflicht, Kinderfreibeträge und sonstige Frei- oder Hinzurechnungsbeträge. Das BZSt steht im Austausch mit den Meldeämtern, sodass zum Beispiel Heirat, Geburt eines Kindes und Änderungen bei der Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft automatisch in die ELStAM einfließen. Änderungen der Steuerklassenwahl erklären Sie gegenüber Ihrem Finanzamt. Hier können Sie auch die gespeicherten Merkmale erfragen. Noch einfacher geht das über das ELSTER-Portal, wenn Sie dort über Ihre Steuer-ID registriert sind (die Authentifizierung über die Steuernummer reicht nicht). Der Arbeitgeber muss die ELStAM bei Aufnahme der Beschäftigung abfragen, wenn Sie es nicht ausdrücklich untersagen. Das sollten Sie allerdings gut überlegen, denn dann wäre er verpflichtet, die Lohnsteuer nach der ungünstigsten Steuerklasse VI zu berechnen. Über Änderungen wird er monatlich automatisch informiert, wenn Sie der Abfrage nicht widersprochen haben.
Alle Überweisungsbeträge prüfen
Mit Steuern, Sozialbeiträgen, vermögenswirksamen Leistungen, betrieblicher Altersversorgung, geldwerten Vorteilen, Essensgeld, Fahrtkostenzuschüssen und vielen anderen Gehaltsbestandteilen oder Abzügen kann die Gehaltsabrechnung lang und kompliziert werden. Werfen Sie zumindest einen Blick auf den Schluss – die Überweisungsbeträge. Was bei Ihnen ankommt, sehen sie ohnehin auf dem Kontoauszug. Aber werden auch die Versicherungsbeiträge zu Ihrer bAV und die VWL-Sparraten richtig bezahlt? Lohn- und Gehaltsansprüche verjähren schon nach drei Jahren, und dann muss der Arbeitgeber einen Fehler zu Ihrem Nachteil nicht mehr korrigieren.
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