Für den perfekten Überblick: Vom Grundbuch ins Hauptbuch

Das Hauptbuch ist ein wichtiges Instrument im Rechnungswesen für jedes Unternehmen. Das Hauptbuch kann, wie die Rechnungsführung in den meisten Unternehmen organisiert ist, nach verschiedenen Konten aufgeteilt werden und enthält alle Geschäftsvorgänge, die in einem Unternehmen zu verzeichnen sind. Die Buchführungskonten, die im Hauptbuch zu finden sind, können sowohl Bestandskonten als auch Erfolgskonten sein. Im Hauptbuch findet man diese als systematisch gegliederten Kontenplan wieder.

Wann wird ein Hauptbuch geführt?

Nicht jedes Unternehmen besitzt ein Hauptbuch? Doch wann ist die Führung eines Hauptbuches notwendig oder auch sinnvoll? Das Hauptbuch ist vor allem ein zwingender Bestandteil der doppelten Buchführung. Dabei ist das Hauptbuch Bestandteil der sogenannten Systembücher. Während das Grundbuch das erste Buch ist, in dem ein Geschäftvorgang gebucht wird, folgt anschließend die Übernahme in das Hauptbuch. Im Grundbuch werden die Buchungsvorgänge chronologisch erfasst. Im Hauptbuch werde diese dann nach Themen, im Falle des Rechnungswesens also in Konten unterteilt. Doch weder im Grundbuch noch im Hauptbuch sind im Alltag wichtige Aspekte hervorzuheben. Für alltägliche Arbeitsabläufe werden also außerdem individuelle Nebenbücher geführt.

Das Hauptbuch als Grundlage der Bilanz

Das Hauptbuch ist deshalb zwingend notwendig innerhalb der doppelten Buchführung als auch besonders hilfreich, da es die Grundlage für die Bilanzierung eines Unternehmens bildet. Für das Hauptbuch selbst muss daher die Geschlossenheit gegeben sein.

Geschlossenheit des Hauptbuches

Das Hauptbuch muss, um Grundlage der Bilanz sein zu können in sich geschlossen sein. Das trifft auf zwei verschiedene Blickwinkel zu. Zum einen muss eine formelle Geschlossenheit gegeben sein. Das bedeutet, Soll und Haben müssen sich in diesem Buch insgesamt ausgleichen. Aber auch materiell im Sinne von Geschäftsvorfällen muss das Hauptbuch geschlossen sein. Die Summe der Geschäftsvorfälle muss also erhalten bleiben. Dennoch können im Hauptbuch Vorfälle auch nach Perioden zusammengefasst aufgeführt werden.