ERP, CRM, Buchhaltung – Diese Software lohnt sich für Unternehmen

Im Alltagsgeschäft kann eine Unternehmenssoftware eine sinnvolle Unterstützung darstellen. Allerdings macht dies eine Investition erforderlich, welche gut überlegt sein soll. Wird die Business Anwendung nur selten oder gar nicht gebraucht, bedeutet sie eine unnötige Geldausgabe. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich genau über die möglichen Lösungen und deren Funktionen zu informieren und die Entscheidung abzuwägen.

Kostenlose und Standard-Programme

Beim Kauf eines PCs sind bereits einige Programme für die Textbearbeitung, Tabellen- und Präsentationserstellung vorinstalliert. Zudem entscheiden sich die meisten PC-Nutzer für den Kauf der beliebten Office-Lösungen, die bereits ein großes Feld an unternehmerischen Aufgaben abdecken können. Zu diesen sind kostengünstige beziehungsweise kostenlose Alternativen erhältlich, die online zum Download bereitstehen. Diese stellen ein gutes Grundgerüst für die Vereinfachung und Digitalisierung von Aufgaben dar, die zudem die Liquidität des Unternehmens nicht zu sehr beanspruchen. Insbesondere für Gründer sind Standard-Programme und kostenlose Lösungen eine gute Option, weil diese sehr genau auf den Einsatz ihrer finanziellen Mittel achten müssen, um ihre Budgetplanung einzuhalten.

Welche Software wird benötigt?

Standardprogramme reichen meistens nicht aus, weil die verschiedenen Branchen unterschiedliche Anforderungen an die Software stellen. Branchenspezifische Lösungen dagegen können unternehmensspezifische Aufgaben erfüllen und sind daher oftmals eine lohnenswerte Investition. Darüber hinaus werden Programme für Geschäftsbereiche angeboten, die in jedem Unternehmen vorhanden sind. Dazu gehören zum Beispiel ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning), das die Ressourcen (z.B. Lagerbestände, Material, Zeitkontingente von Mitarbeitern) verwaltet, sowie ein CRM. Dabei handelt es sich um eine Business Anwendung für das Customer Relationship Management, das Kundendaten wie Adressen, Namen, Notizen alter Gespräche, offene Aufgaben, erledigte Aufgaben und eventuell auch Zusatzinformationen über Kunden (z.B. Geburtstage) speichert. Ein CRM ist gerade im B2B-Kontakt (Business zu Business) wichtig, damit der Überblick über den Kundenstamm erhalten bleibt. Der Vorteil eines CRMs ist außerdem, dass ein Kollege einfach übernehmen kann, wenn ein Kundenbetreuer/Mitarbeiter ausfällt, weil er auf alle wichtigen Kundeninformationen zugreifen kann.

Empfehlenswert ist neben einer Kunden- und Warenmanagement-Software auch ein Programm für die Buchhaltung. Je größer ein Unternehmen ist, desto umfangreicher ist dieses Aufgabengebiet, zu dem auch die Finanz-, Debitoren-, Kreditoren-, Anlagen-, Lohn- und Bilanzbuchhaltung gehören. Um die Geschäftsabläufe reibungslos und gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung durchführen zu können, sind Komplettlösungen wie beispielsweise Financial Office Pro geeignet, das hier erhältlich ist. Diese kaufmännische Software umfasst die Auftragsabwicklung, Lohnabrechnung, doppelte Buchführung sowie weitere Aufgaben. Zudem kann die Lizenz von drei Arbeitsplätzen genutzt werden und umfasst auch eine Schnittstelle zu Elster und DATEV. Darüber hinaus bedeutet jede Komplettlösung eine Kostenersparnis, weil für die einzelnen Aufgabengebiete nur eine Software notwendig ist. Über die Option, weitere Module hinzufügen zu können, lässt sie sich außerdem bei Bedarf erweitern.

Fazit

Für einen einfachen Geschäftsablauf sind oftmals ein bis zwei Programme ausreichend, die in Bereichen unterstützen, in denen viel Arbeit anfällt. Diese Bereiche können sich je nach Unternehmen und Branche unterschieden. Des Weiteren besteht die Option über die Nutzung von Standardprogrammen und kostenlosen Lösungen Geld zu sparen. Wird der Bedarf für eine spezifische Business Anwendung erkannt, kann eine entsprechende Investition in Betracht gezogen werden. Dies sollten vor allem Unternehmensgründer befolgen, weil sie zum einen am Anfang ein begrenztes Budget besitzen und zum anderen oftmals noch nicht abschätzen können, für welche Geschäftsbereiche sie tatsächlich eine Softwarelösung benötigen.

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