Inventur – Grundlagen und Tipps für Unternehmen
Das Gesetz schreibt es vor: Einmal im Jahr müssen Unternehmen eine Inventur vornehmen und Rechenschaft über ihre Vermögenswerte und Schulden ablegen. Das Ergebnis ist eine ausführliche Inventarliste in schriftlicher Form. Bei der Inventur sollten Fehler tunlichst vermieden werden, denn die sieht das Finanzamt gar nicht gerne.
Grundlagen für eine reibungslose Inventur
1. Termin beachten:
Im Allgemeinen wird die Inventur zu einem Bilanzstichtag durchgeführt. Die Bestandsaufnahme kann aber auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Sie sollte jedoch nicht allzu lange hinausgezögert werden, denn das erschwert zunehmend die Rückrechnungen auf den Bilanzstichtag.
2. Inventurliste führen:
Auf der Inventurliste werden die vorhandenen Waren aufgeführt. Wichtig ist, die genaue Menge, die Bezeichnung, sowie den Kaufpreis beziehungsweise die Herstellungskosten zu notieren. Am Ende werden die Summen berechnet. Für besonders hochwertige Waren wird zudem ein Herkunftsnachweis verlangt.
3. Stichproben nehmen:
Für viele Unternehmen ist es unmöglich, alle Waren im Einzelnen zu zählen. Vor allem, wenn es sich um kleine Produkte handelt, die in großen Mengen vorhanden sind. In solchen Fällen genügt eine Stichprobe. Aus dieser lässt sich dann der tatsächliche Bestand und Wert berechnen. Ebenfalls möglich ist eine Schätzung. Hier ist aber Vorsicht gewahrt: Der geschätzte Wert muss sehr nahe am Ist-Wert liegen. Kompetenz ist gefragt!
4. Bestand sortieren:
Ein gepflegtes Ordnungssystem vermindert die Fehlerquote bei der Inventur. Grundsätzlich muss der Warenbestand gut dokumentiert und leicht auffindbar sein.
5. Adäquate Software:
Um die Aufgaben in der Finanzbuchhaltung fehlerfrei zu bewältigen, bedarf es einer leistungsfähigen Software. Unser Tipp: die FibuNet Software. Die FibuNet Buchhaltungssoftware ging als Testsieger der Trovarit Zufriedenheitsstudie 2012 hervor, bei der sie vor allem durch ihre gute Performance, die hohe Funktionalität und das attraktive Preis-Leistungsverhältnis überzeugte.
Weitere Ratschläge
Die Inventur zum Jahresende kann beschleunigt werden, indem während des Jahres mehrere Zwischenchecks vorgenommen werden. Das erhöht die Transparenz erheblich. Wenn Unsicherheiten bei der Erfassung der Bestände bestehen, sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden, der die Aufzeichnungen kontrolliert. Nicht vergessen werden darf, die Kosten für die Inventur in der Bilanz zu berücksichtigen. Zuletzt müssen nach abgeschlossener Inventur die entsprechenden Belege ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Es besteht Nachweispflicht für zehn Jahre nach der Erhebung der Daten.